At some point in your life, you will need a notary to witness a document. A notary public is appointed by the state to act as a third-party witness when signing important documents, such as a will, deed, trust, affidavit, power of attorney, etc. A notary will ensure the person signing the document is who they say they are by checking their identification. Once signed, the notary impresses a seal on the document and issues a certificate.
The Duties of a Notary
A notary has a critical legal responsibility to ensure the individuals signing a document are verified with a picture ID. In some cases, a verbal acknowledgment may be required to confirm:
- The individual signing the document understands the content and purpose of it.
- The document is being signed with free will, without coercion.
- The signature is that of the individual.
In some cases, an oath or affirmation is required, such as affidavits and some types of applications. Documents that require an oath must be signed in front of the notary. If already signed, the notary will require the individual to sign it again.
To Notarize a Document, Specific Elements Are Required:
- The document’s signer must be physically present.
- The notary must personally know the document’s signer or see a satisfactory picture ID.
- The document must be original.
- The document must be complete.
- The document date must be the day of notarization or earlier.
- The document signing must be recorded.
- If a verbal acknowledgment is required, it must be performed.
- A notary certificate must be complete.
Types of Identification
A notary public must certify the identity of the person signing a document. Several types of identification are considered satisfactory evidence as long as the ID was issued within five years and includes a picture of the individual:
- Driver’s license
- Passport
- Military ID card
Several other types of state-issued ID cards are also acceptable. If the individual does not have an ID, two credible witnesses may be required to confirm the person’s identity.
When You Need a Notary Public
A notary may be required when signing specific legal documents, including:
- Power of Attorney
- Quitclaim Deed
- Passport Parental Consent
- Deed of Trust
- Contracts
- Affidavits
- Grant Deed
- Duplicate Title Application
- Bill of Sale
- Living Trust
- Temporary Guardianship
- Will
Notary Services, The Easy Way
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Servicios de Notaría
En algún momento de su vida, necesitará un notario para dar fe de un documento. Un notario público es designado por el estado para actuar como testigo de terceros al firmar documentos importantes, como un testamento, escritura, fideicomiso, declaración jurada, poder notarial, etc. Un notario asegurará que la persona que firma el documento es quien dice ser al verificar su identificación. Una vez firmado, el notario imprime un sello en el documento y emite un certificado.
Deberes de un Notario
Un notario tiene una responsabilidad legal crítica para garantizar que las personas que firman un documento sean verificadas con una identificación con foto. En algunos casos, se puede requerir un reconocimiento verbal para confirmar:
- Que la persona que firma el documento entiende su contenido y propósito.
- Que el documento se está firmando de manera voluntaria, sin coerción.
- Que la firma es de la persona.
En algunos casos, se requiere un juramento o afirmación, como en declaraciones juradas y algunos tipos de solicitudes. Los documentos que requieren un juramento deben ser firmados frente al notario. Si ya están firmados, el notario requerirá que la persona lo firme nuevamente.
Para Notarizar un Documento, Se Requieren Elementos Específicos:
- El firmante del documento debe estar físicamente presente.
- El notario debe conocer personalmente al firmante del documento o ver una identificación con foto satisfactoria.
- El documento debe ser original.
- El documento debe estar completo.
- La fecha del documento debe ser el día de la notarización o anterior.
- La firma del documento debe ser registrada.
- Si se requiere un reconocimiento verbal, debe realizarse.
- El certificado del notario debe estar completo.
Tipos de Identificación
Un notario público debe certificar la identidad de la persona que firma un documento. Varios tipos de identificación se consideran evidencia satisfactoria siempre que la identificación haya sido emitida dentro de los últimos cinco años e incluya una foto de la persona:
- Licencia de conducir
- Pasaporte
- Tarjeta de identificación militar
Varias otras tarjetas de identificación emitidas por el estado también son aceptables. Si la persona no tiene una identificación, se pueden requerir dos testigos creíbles para confirmar la identidad de la persona.
Cuándo Necesita un Notario Público
Se puede requerir un notario al firmar documentos legales específicos, incluyendo:
- Poder Notarial
- Escritura de Renuncia
- Consentimiento Parental para Pasaporte
- Escritura de Fideicomiso
- Contratos
- Declaraciones Juradas
- Escritura de Concesión
- Solicitud de Duplicado de Título
- Factura de Venta
- Fideicomiso en Vida
- Tutela Temporal
- Testamento
Servicios de Notaría, La Manera Fácil
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